C'est le matin et je me prépare pour une réunion qui a lieu dans 10 min. Je reçois un message sur Slack :
Salut, ça va ? T'as 5 min pour un truc ? On peut s'appeler ?
Techniquement, j'ai le temps, et mon casque est prêt, je pourrais accepter. Ce serait peut-être même plus rapide pour tout le monde que je prenne l'appel maintenant.
Répondre aux sollicitations de mes collègues fait entièrement partie de mon travail. Après tout, je dispose de la liberté de mon emploi du temps et des sujets que je traite — privilège de l'architecte et de la séniorité. Mais, si je réponds à toutes les sollicitations sur l'instant, je vais rapidement faire face à deux problèmes :
- avec une 30aine de collègues à proximité, et le double qui collaborent avec moi de prêt ou de loin au quotidien, cela me prendrait tout mon temps et j'ai d'autres sujets tout aussi important à traiter ;
- je suis un être humain, je fais donc des erreurs, et si je dois répondre à toutes les questions tout le temps, j'augmente forcément le risque d'en faire encore plus que d'ordinaire (par mauvaise interprétation, par un oublie, par manque de connaissance sur le moment, etc.)
Ce pour quoi je réponds fréquemment aux sollicitations par quelque chose comme :
Est-ce que tu peux poser ta question par écrit d'abord ?
Ou bien :
Tu peux m'écrire rapidement de quoi il est question ?
Ou encore :
Pas maintenant, mais pose ta question à l'écrit comme ça je peux regarder quand j'ai plus de temps ?
Cela pour deux objectifs principaux :
- pour moi, c'est une façon de garder le contrôle sur mon temps et mes priorités, en me donnant les moyens de choisir entre ce qui est important, urgent, et ce qui doit attendre ;
- pour mon interlocuteur ou interlocutrice, c'est l'occasion d'entraîner son expression à l'écrit, sa capacité à exprimer un problème clairement, à poser le contexte, bref d'améliorer sa communication.
En prime, j'ai toujours l'espoir que la personne trouve d'elle-même la solution en posant le problème à plat. Lorsque je demande une question écrite (ou un schéma), je force mon interlocuteur ou interlocutrice à mettre de l'ordre dans ses idées, facilitant l'émergence de solutions. Au pire cela nous aide tous les deux à y voir plus clair pour trouver une solution, au mieux la personne trouve toute seule sans que j'ai besoin de répondre.
Donc non seulement je regagne le contrôle sur mon temps et mes priorités, je gagne aussi du temps avec toutes ces questions auxquelles je n'ai plus besoin de répondre.
Et je prends toutes les victoires que je peux obtenir !